Realisatie van E-Facturatie

Inkomende facturen

Best-Of-Breed

Voor inkomende facturen zijn er in Nederland een tweetal Best-Of-Breed systemen als Bas Ware en 20/20vision.

Deze systemen geven een prima oplossing voor de vele papieren facturen in het Nederlandse bedrijfsleven. Bedrijven van middelgrote omvang besparen snel kosten door een van deze systemen in gebruik te nemen. De vooruitzichten dat er op korte termijn minder papieren facturen komen zijn niet groot. Los daarvan werken deze systemen ook uitstekend met E-facturen.

Wat doen deze systemen? Deze systemen blinken uit in het met groot bedieningsgemak scannen en toekennen van inkomende facturen. De workflow van het accorderen wordt in deze pakketten goed en gebruikersvriendelijk afgewikkeld.Ook voor budgethouders, managers, secretaresses en andere administratieve Nitwits. Goedgekeurde facturen komen vervolgens geautomatiseerd in de bestaande boekhoudpakketten terecht. Daarin worden ze geboekt uiteindelijk betaalbaar gesteld. Deze pakketten bieden ook goede oplossingen voor organisaties die hun verplichtingen willen administreren, bestellingen willen budgetteren en de administratieve afhandeling decentraal ondersteunen. Ook bijvoorbeeld de afhandeling van personeelsdeclaraties kan via deze pakketten eenvoudig worden afgewikkeld.

Geïntegreerd in boekhoudpakketten

Daarnaast zijn er ook geïntegreerde systemen van de reguliere boekhoudpakketten. Deze zijn

vaak in combinatie met scanoplossingen waarbij tijdens het scannen barcodestickers opgeplakt dienen te worden ten behoeve van elektronische labels en archivering.

De boekhoudpakketten maken vervolgens gebruik van hun eigen workflow en bijvoorbeeld Microsoft Outlook om de facturen te routeren en door budgethouders goed te laten keuren. Deze oplossingen hebben doorgaans een lager gebruikersgemak voor de niet-administratieven in het bedrijf, zoals managers. Dit is een belangrijke factor waardoor dit nog wel eens niet goed van de grond wil komen. Deze projecten mislukken en sterven aan een vroege dood. In een volgend artikel over inkomende facturen, zal ik uitgebreider ingaan op deze systemen en keuzes.

Uitgaande facturen

Klanten krijgen een factuur voor de bewezen diensten/geleverde goederen. Dit is bij veel bedrijven weliswaar het sluitstuk op alle activiteiten, maar niet een onbelangrijke. De kosten die gemoeid zijn met facturatie worden vaak onderschat. Ook al omdat het printen, inpakken en verzenden niet tot de pure administratieve taken horen en vaak door facilitaire afdelingen wordt uitgevoerd. 

Kosten

Het is interessant als het verzenden van E-facturen financiële voordelen biedt voor de verzender. Wanneer is dat het geval? Bij het verzenden van fysieke op papier verzonden facturen spelen kosten als printen, briefpapier, enveloppen, inpakken, verzenden en portikosten een rol. Daar is al gauw méér dan één euro gemoeid, zeker als de uren van de medewerkers in kaart gebracht worden. Afhankelijk van de omvang, aantal en wijze van organisatie, liggen de kosten van facturatie tussen de één en de vijf euro per factuur.

Wie factureert elektronisch?

Helaas zijn er maar weinig boekhoudpakketten in Nederland die een kant en klare oplossing bieden voor het elektronisch factureren. Vooralsnog is het E-factureren daarom ook nog weggelegd aan de voorhoede van de Nederlandse zakenwereld. De grote en middelgrote bedrijven die van maatwerk ERP -(boekhoud) pakketten gebruik maken. Er is door hen altijd fors geïnvesteerd in maat gesneden geautomatiseerde oplossingen voor E-facturatie.

Dat is voor hen ook rendabel: Veel facturen voor grote aantallen consumentenklanten zorgt er al snel voor dat een groot en omvangrijk project toch snel rendabel is.

Rekenvoorbeeldje: Met een – expres laag ingeschatte – kostprijs van: stel 2 euro, zijn bijvoorbeeld 100.000 klanten met 12 facturen per jaar goed voor € 2.4 miljoen aan kosten. Jaarlijks. Daar valt wel wat op te besparen…

Consumenten klanten zijn –doordat ze o.a. geen BTW mogen verrekenen- minder kritische controle-klanten van de belasting, waardoor het eenvoudiger (lees goedkoper) is om voor E-facturatie toestemming te krijgen van de belastingdienst.

B2C

In de Business-to-Consumer markt geldt dat grote Nederlandse bedrijven al geruime tijd elektronisch factureren. Deze bedrijven hebben een aantal dezelfde kenmerken met elkaar gemeen:  Ze hebben veel, heel veel consumenten als klant en abonnementen zijn de kern zijn van hun producten.

Deze –Hightech- bedrijven, hebben van oudsher al een sterke ICT functie.  Denk aan bijvoorbeeld  KPN, Ziggo, T-mobile, Nuon, Essent,  etc. De internet- en kabelaanbieders evenals energieleveranciers met heel veel stabiele consumenten-klanten. Die hebben nu al E-facturatie waarbij fors bespaard is op de administratieve kosten van het factureren.

B2B

In de Business-to-Business zijn er een aantal factoren die het moeilijker maken om een E-facturatie project tot een succes te maken. Zo stelt de belastingdienst in verband met de controle op de administratie van de ontvanger van de factuur, een aantal strikte eisen. Ook is de te verwachten besparing bij de aantallen B2B klanten/factuur combinaties vaak niet van dien omvang dat ze grote, dure projecten snel rendabel kan maken. De boekhoudpakketten bieden (nog) geen standaard optie om elektronische bulk facturatie te ondersteunen. Maatwerk is altijd nodig.

Er is nog geen landelijk dekkende uitwisselingsstandaard en of clearinginstantie, laat staan een gezamenlijke Europese ontwikkeling. Bedrijven zijn vooral nog aangewezen op eigen initiatieven.

Er zijn heus wel serieuze en interessante ontwikkelingen. Binnen bepaalde branches, in dezelfde bedrijfstak worden regelmatig directe afspraken tussen leverancier en afnemer gemaakt. Deze zijn echter 1:1 en vereisen een hoge mate van gezamenlijke automatiseringsgraad.

Daarnaast zijn er aanbieders met Billing-Service-Provider-producten. Deze Billing Service Providers plaatsen zichzelf, tegen een geringe vergoeding, tussen leveranciers (meervoud) en afnemers (ook meervoud). Deze producten komen maar langzaam – en in een beperkte schaal van de grond. Dat alles omdat de BSP-bedrijven elkaar beconcurreren, in plaats van naar een gezamenlijke standaard te streven.

Bij gebrek aan eenduidige ontwikkeling is het bereiken van een kritische massa, benodigd voor een definitieve doorbraak, nog niet in zicht. De ontwikkelingen gaan daarom nog maar traag.  In een toekomstig artikel zal ik daar uitgebreid op ingaan. Voorlopig is het middelgrote én MKB in Nederland aangewezen op eigen initiatieven.

Vooralsnog kan wel het lonend zijn om zelfstandig tot E-facturatie over te gaan. Het op zijn minst slim om er eens gedegen over na te denken.

Uit mijn ervaringen met mijn huidige E-factuur project bij VWE  met circa 7000 maandelijkse facturen en de bijbehorende contacten met de belastingdienst kan ik het volgende aangeven.

Wat is er voor nodig om elektronisch te gaan factureren?

1.        Beoordelen of het rendabel is om dit te organiseren

Afgewogen dient te worden of het rendabel is om E-factuur te introduceren. Daarbij spelen een aantal factoren een rol:

Kosten toekomstige facturatie, waarbij de verwachte acceptatie van klanten gekwantificeerd dient te worden. Houd rekening met een toename in automatiseringsinspanning. Extra automatiseringsproducten die ingezet dienen te worden. Nieuwe technieken als PDF-productie met watermerk toevoeging, bulk-emailing; massive storage and acceptable external firewall-breaching. Permanente toename inzet servicedesk.  Reken op toename in bezoeken op eigen (secured)website.

Project kosten. Reken met externe kosten als inhuur externe expertise, aanschaf extra software, extra hardware, mailingkosten en interne kosten als inzet van uren bij diverse afdelingen. Houd rekening met nieuwe technieken zoals het verzenden van vele e-mails en sms’jes. Onderschat de omvang van het project niet.

Last, but not least: succesvolle externe communicatie met de klant wordt vaak qua kosten en inspanning enorm onderschat.

A en B. met elkaar vergeleken levert een idee op wat C. het maximale projectbudget zou kunnen zijn om rendabel te zijn. Kijk in dit soort gevallen niet verder dan 3 jaar. De ervaring leert dat de techniek én maatschappelijke omstandigheden dusdanig veranderen, dat langere inschattingen per definitie fout zijn.

2.        Samenstellen projectorganisatie.

Houd rekening met inschakeling van vele disciplines in de eigen organisatie. Automatisering (ontwikkeling, beheer en service), Marketing en Communicatie, Administratie, de klantcontacten-frontdesk, afdeling Verkoop en ook het Management van het bedrijf. Zorg voor ondubbelzinnige inbedding van de stuurgroep hoog in de organisatie.

3.        Plannen en starten

Zorg voor een goede planning waarbij interdisciplinair samenwerken goed verweven is in het project. Geef iedere deelnemer een duidelijke stem in de planning zodat commitment vanzelfsprekend is.

4.        Manage het project

Een project als deze is met behulp van Prince2 methodiek goed te managen. Wordt in dit artikel niet verder belicht.

Bijzondere Projectaspecten

Twee bijzondere aspecten in het project zijn:

  1. de acceptatie van de klant
  2. de toestemming van de belastingdienst om over te mogen gaan op E-facturatie.

 Deze twee aspecten zijn in de volgende hoofdstukken wat verder uitgewerkt.

Hoe de klant te interesseren?

Papieren factuur? Dan betaal je € 1,95 of beter: E-Factuur=Gratis!!!

Veelal worden door B2C bedrijven, (nieuwe) administratieve tarieven ingesteld voor ‘ouderwetse’ papieren facturatie…Dit geeft een klant-incentive; een E-factuur is immers dan gratis! In combinatie met het aanmoedigen van automatische incasso en mogelijk maken van iDeal zal dit de klantacceptatie succesvol beïnvloeden.

Het apart factureren van het administratieve product “Papieren Factuur” maakt dat deze kosten alleen in rekening gebracht worden aan klanten die er duidelijk zelf voor kiezen. Dit appelleert aan het individualisme van mensen en dus klanten.

Elektronisch archief. Klantfacturen kunnen elektronisch later opnieuw gereproduceerd worden. Handig voor klanten die wel eens een factuur kwijt raken. Handig voor de belastingdienst om bij controle kosten te kunnen verifiëren.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Verwijs naar de besparingen op het milieu in de vorm van minder postvervoer met vervuilende auto’s.

Argumenten waar voorzichtig mee omgesprongen moet worden zijn:

Het printen. Dit kan beter niet genoemd worden, deze activiteit schuift immers (met de huidige stand van techniek) naar de klant en die is daar dan geld aan kwijt. Administratieve lastenbesparingen voor de eigen organisatie én dekkende administratieve opbrengsten voor de overgebleven papieren facturatie. Klanten ervaren dit al snel als lasten verzwaring voor zichzelf.  

Scherpere prijzen voor de strategisch belangrijke producten. Deze bedoelde interne financiële baten maakt dat deze projecten ook nog een bijdrage levert aan de primaire strategische doelstellingen van de bedrijven, het scherper in prijs kunnen concurreren op de markt met hun producten.

Belastingdienst

De belastingdienst heeft nagedacht over elektronisch factureren. Zo hebben ze al een uitgebreide brochure[3] voorhanden. In deze brochure wil de belastingdienst het management en functionarissen die zich met het inrichten van de administratieve organisatie bereiken. Hen worden de voorwaarden waaronder de belastingdienst het elektronisch uitwisselen van facturen acceptabel vindt, uitgebreid beschreven.

Drie toegestane methoden van E-facturatie

Kort en goed dienen elektronische facturen aan eisen met betrekking tot authenticiteit en integriteit te voldoen. Er zijn volgens deze brochure drie wegen die leiden naar een door de fiscus geaccepteerde vorm van E-facturatie.

Methode 1. Elektronische handtekening

Als de uitwisseling van E-facturatie voldoet qua authenticiteit aan de geformuleerde geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 2. lid 2 van richtlijn nr. 1999/93/EG van het Europese Parlement en de Raad van de Europese Unie van 13 december 1999.

Deze omschreven methode vereist een hoge mate van automatiseringsgraad van zowel de zender als de ontvanger. Daarbij dient er voldoende automatiserings kennis te zijn voor het organiseren van de techniek achter de elektronische handtekening. Deze vorm is interessant voor een 1:1 uitwisseling tussen zakenpartijen, met hoge omzetvolumes.

Methode 2. Traditionele EDI in combinatie met papieren afstemmingsoverzichten.

De uitwisseling van E-facturatie kan ook voldoen aan de eisen voor elektronische uitwisseling van gegevens (EDI), zoals gedefinieerd in artikel 2 van aanbeveling nr 1994/820/EG van de Europese Commissie van 19 oktober 1994 betreffende de juridische aspecten van de elektronische uitwisseling van gegevens (Pbeg L 338).

Bij deze methode worden door beide zaken partijen gedurende een periode facturatie gegevens elektronisch uitgewisseld. Deze uitwisseling wordt afgesloten door een papieren factuur in de vorm van een afstemmingsoverzicht. Deze vorm is interessant voor een 1:1 uitwisseling tussen zakenpartijen, met hoge omzetvolumes.

Methode 3. Andere methoden

Andere methode, mits deze methode aan de belastinginspecteur is gemeld en er door de inspecteur nadrukkelijk vooraf toestemming voor wordt gegeven.

Deze methode is veelal interessant voor alle vormen van E-facturatie waarbij de eerste twee methoden geen werkbare, kostenbesparende oplossing bieden.

Nadere toelichting voor de 3e methode.

Een variëteit van verschillende mogelijkheden kunnen aan de met de belastinginspecteur worden voorgelegd. De inspecteur zal deze vooraf toetsen. Hij zal daarbij beoordelen of de bedachte oplossing voldoende waarborgen geeft voor de authenticiteit en integriteit van de inhoud van de facturen. Als de inspecteur tevreden is, kan hij een beschikking afgeven.

Nodig de Belastinginspecteur uit voor een gesprek en zorg dat de ideeën rondom de vorm en inhoud voldoende uitgekristalliseerd zijn om een duidelijk beeld te kunnen schetsen.

-RED: In mijn huidige project is dit traject inmiddels succesvol verlopen-.

Controle aspecten

Het controleaspect op juistheid van kosten bij de ontvangende zakenpartij, de klant, is daarbij voor de belastingdienst van belang. Niet alleen tijdens het daadwerkelijk uitwisselen van de factuurgegevens, maar juist achteraf, bij controle door de accountant en belastinginspecteur/controleur.

Gemakkelijk te veranderen?

Is de factuur gemakkelijk elektronisch te veranderen? Met andere woorden is de elektronische vorm geen uitnodiging om even snel en creatief de factuur aan te passen, door het factuurbedrag te verhogen? Is de factuur voorzien van elektronische waarborg kenmerken?

Valt deze factuur nog goed te controleren? Is deze eenvoudig te verifiëren door de controleur?

Om de belastingdienst te overtuigen is het bijvoorbeeld goed om de verstuurde facturen, achteraf via het internet, exclusief per klant beschikbaar te stellen.

Een beveiligde webpagina per klant met eigen inloggegevens, waarop tot minimaal 7 jaar alle facturen opgeroepen kunnen worden is daarbij een prima middel om de belastingdienst een positief advies te ontlokken. Vergis je overigens niet in de toename in klant begeleiding activiteiten door je eigen klanthelpdesk.

Risicotoets

De belastinginspecteur maakt ook een inschatting van het controlerisico bij de ontvanger van de factuur. Hoe hoog is de gemiddelde factuur, hoe hoog is de maximale factuur. Kennen de facturen een constante factor, zijn ze veelal hetzelfde? Denk aan abonnementen en of stabiele volumes bij afnamen. In welke Branche speelt zich deze elektronische uitwisseling af? Wat is de interval van facturatie? Wordt er periodiek gefactureerd? Hoe is het betalingsverkeer en moraal? Is welke mate is er sprake van automatisch incasso? Is er makkelijk verifieerbaar betalingsverkeer?

Landelijk intern overleg

Om toestemming te kunnen geven dat een landelijke weerklank heeft en ook om willekeur onder de verschillende belasting inspecteurs te voorkomen, heeft de belastingdienst intern een landelijk platform waarbij deze individuele toestemmingen worden doorgesproken. In dat overleg worden de beschikkingen min of meer “algemeen verbindend” verklaard. Ruim op tijd overleg met de belastingdienst aanvragen is van belang. Een en ander kan een lange doorlooptijd hebben. Denk daarbij in maanden, niet weken.

Transparantie – Jurisprudentie voor methode 3

Inzicht in de jurisprudentie voor niet-belastingdienst is er helaas (nog) niet, zodat voor oplossingen in de variant 3 altijd weer opnieuw en individueel een beschikking afgegeven dient te worden. Deze moet altijd aangevraagd worden. Waarbij overleg vooraf onontbeerlijk is.

Kritische Succes Factoren:

Samenvattend de drie Kritische Succes Factoren:

  • Klantacceptatie. Zonder een klant die bereid is om dit te accepteren is er geen project.
  • Gedegen projectorganisatie. Onderschat de multidisciplinaire en ingrijpende activiteiten niet.
  • Toestemming belastingdienst.

Bij Methode 1 en 2 volstaan het melden. Bij Methode 3 is het van belang vooraf overeenstemming te hebben met de belastingdienst.

Wie is Wouter Raaphorst?

Wouter Raaphorst (geboren 1960) is zelfstandige interim manager. Eigenaar van 1.SG First Essenge. Hij heeft in zijn werkzame leven uitgebreide ervaringen opgedaan in de financiën door het bekleden van verschillende functies in de financiën en automatisering bij voornamelijk grote nationale bedrijven.

Recentelijk heeft Wouter verschillende projecten inzake E-facturatie gedaan, zowel inkomende als uitgaande facturen. 

Projectleider implementatie 20/20vision bij De Haagse Scholen in 2007.

Projectleider Pilot 20/20vision bij de Nationale Postcode Loterij in 2006.

Leider selectie en keuze van inkomend facturen pakket bij INHOLLAND in 2004.

Nu, in 2008: Projectleider E-facturatie bij VWE, te Heerhugowaard . Per 1-1-2009 gaat VWE actief 7000 MKB-klanten maandelijks Elektronisch factureren.

Wouter volgt de E-factuur ontwikkelingen op de voet via Platform ELFA 2.0 en Linkedin groep e-invoicing